Animation avec PlayItAgain du séminaire de la DRH d’Artelia, groupe international de conseil, d’ingénierie et de management de projet.

Plus de soixante collaborateurs RH venus des quatre coins de la France se sont retrouvés (et pour certains découverts pour la première fois) dans un magnifique site dans le Bordelais pour échanger sur le sens et la force de leur complémentarité aux travers différents ateliers d’assertivité, de créativité et de prise de parole.

Pendant ces deux jours, l’énergie a fusé, les idées ont germé et le terreau d’un collectif fertile en innovations s’est nourri de l’intelligence collective. Les recettes les plus simples étant souvent les meilleures, voici les principaux ingrédients de la réussite d’un séminaire d’entreprise…

1/ Préparation

Comme pour établir une liste de courses avant de sortir les chaudrons, il est indispensable que les animateurs prennent le temps d’échanger avec les organisateurs pour s’entendre sur les objectifs prioritaires du séminaire. Une question ouverte telle que : « Nous serons satisfaits si, à l’issue de l’événement, il se produit quoi au sein des équipes ? » permet d’identifier ce qui se joue au moment où les collaborateurs se réunissent et de se donner des axes de réflexion pour élaborer un programme resserré autour d’enjeux précis. De ce cahier des charges doit découler un ensemble d’activités choisies pour leur pertinence à servir ces objectifs et y associer un fil rouge d’animation visant à conserver un niveau d’engagement maximal pendant toute la durée de l’événement.

Le lieu de séminaire en termes de localisation et d’offre de services (salle plénière, sous commissions, activités indoor et/ou outdoor, logistique, restauration, hébergement) doit faire l’objet d’une attention particulière. Il existe aujourd’hui de nombreux lieux dont l’infrastructure, l’aménagement intérieur et les services associés peuvent s’adapter au mieux aux activités prévues et enrichir leur contenu. Les espaces proposés par Chateauform, Openmind, Comet pour n’en citer que quelques-uns délivrent, chacun dans un style qui lui est propre, une atmosphère ludique, inclusive et chaleureuse particulièrement propice au lâcher prise. D’autres lieux, comme des incubateurs de start-up, offrent des espaces 100% modulables et aménageables pour un forum itinérant, un hackathon ou un serious game.

2/ Allocation

La partition d’un séminaire doit prévoir une alternance de rythmes : un tempo soutenu et des règles précises dès qu’il s’agit de produire du contenu ou de le restituer et des phases de pause offrant un maximum de liberté pour se ressourcer et échanger de manière informelle avec ses collègues. Le World Café d’une durée maximale de 2 heures est un bon exemple d’activité participative incrémentale où des sous-groupes (de 8 à 10 personnes) changent toutes les demi-heures d’ateliers pour venir enrichir le travail réalisé en amont par d’autres collègues. Ils ont ainsi l’occasion de partager un constat commun et de produire un contenu riche sur une série de thématiques différentes, dans un temps très resserré.

3/ Inclusion

Pour créer un climat propice aux échanges, il est essentiel que tous les participants se sentent accueillis, valorisés et incités à contribuer le plus possible. Le discours de bienvenue des organisateurs doit permettre d’énoncer clairement les objectifs du séminaire et de mettre très vite tout le monde « dans le bain ». Pour ce faire, les animateurs professionnels disposent de nombreuses activités de brise-glace, qui peuvent déclencher des fous rires collectifs en l’espace de quelques minutes. Un autre levier d’inclusion particulièrement puissant consiste à ouvrir le séminaire avec une saynète théâtrale, interprétée par des comédiens spécialistes de l’animation en entreprise pour illustrer des quiproquos entre collègues, des situations de non-dits managériaux, des faux-pas ou des attitudes inappropriées dans un contexte professionnel qui invitent à faire réagir la salle. PlayItAgain propose ainsi des prestations théâtrales élaborées à partir de témoignages recueillis en amont (collaborateurs, managers, clients…) et réécrit pour provoquer un effet grossissant ou décalé.

4/ Implication

Pour que chacun se sente impliqué tout au long du séminaire, il faut aussi veiller à prévoir des activités de participation individuelle en complément d’échanges en binômes et d’élaboration collective en sous-groupes de 5 à 10 personnes. Certains ont tendance à jouer des coudes pour monter sur scène quand d’autres participants, de nature plus réservée, sont en mesure d’apporter une contribution tout aussi significative, à condition de leur donner un cadre facilitant. Un « arbre des vœux », proposant à chacun de rédiger, au regard des enseignements du séminaire, un souhait et un engagement pour l’avenir est une bonne manière d’impliquer l’ensemble du groupe à partir de sollicitations individuelles.

5/ Inspiration

Fiers d’avoir élaboré des solutions susceptibles de répondre aux enjeux qui leur étaient soumis, les collaborateurs se sentent plein d’élan pour passer à l’action, sitôt rentrés de séminaire. Il est alors important de canaliser cette énergie collective autour de quelques chantier prioritaires et inspirants sur lesquels le groupe doit s’accorder. L’objectif est alors de choisir ces priorités et de définir les moyens nécessaires pour passer de l’inspiration à la réalisation.

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